Servicii de închiriere sală și catering ID 129642

Nr. 10210/129642 din 02 octombrie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea a 2 intalniri cu somerii, în cadrul activitatii A8” – Bucuresti, 20 și 21 octombrie  2015

2. COD CPV

55120000-7 – Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel

55520000-1 – Servicii de catering

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: aproximativ 1 lună de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: București, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A8 din cadrul proiectului cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „Parteneriat pentru Ocupare în regiunile București – Ilfov, Sud-Vest și Sud Muntenia”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de servicii de închiriere sală şi catering pentru masa de pranz şi pauze de cafea. Contractul se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru prestarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze o singură locaţie hotelieră de minim 3 stele în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate:

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

  • 1 sală de conferință disponibilă în perioada 20-21 octombrie 2015 între orele 09 – 13.
  • Sala va respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă  – minim 40 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru minim 12 participanţi, cu posibilităţi variate de aranjare, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului

ü Să nu aibă stâlpi de susţinere, pereţi despărţitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să aibă lumină naturală, dar cu posibilitatea de proiecţie în condiţii bune

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

  • Sala va fi dotată cu următoarele echipamente tehnice/resurse umane care vor fi incluse în preţul sălii:

ü Videoproiector, ecran de proiecţie , Flipchart pe stativ şi consumabile aferente, hartie, markere de diferite culori, internet, aer condiţionat, Acces prize, prelungitoare (minim 2)

ü tehnician pentru asigurare funcționare și asistență tehnică pentru echipamentele puse la dispoziția Achizitorului pe tot parcursul derulării evenimentului.

  • Prestatorul va asigura marcarea corespunzătoare a spaţiilor în care se vor desfășura activităţile accesorii reuniunii: catering si pauzele de cafea.

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Servicii de asigurare catering (masa de pranz si pauză de cafea pentru participanţi)

  • servicii catering pentru masa de pranz vor fi prestate in regim bufet suedez sau la porţie în zilele de 20 si 21 octombrie 2015 pentru aproximativ 12 persoane. La masa de pranz se vor servi mâncare caldă din care: supe/ciorbe/creme, fel principal, sortimente de salate, desert, apa plata. Ofertantul va avea in vedere faptul ca numarul persoanelor este estimativ si poate fi diminuat sau marit!
  • servicii de asigurare catering pentru 1 pauză de cafea/zi în zilele de 20 si 21 octombrie 2015 (2 zile) pentru aproximativ 12 persoane. Ofertantul va avea in vedere faptul ca numarul persoanelor este estimativ si poate fi diminuat sau marit! Pauza de cafea se va servi participanților în fiecare din cele 2 zile și va include cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și sărate, servețele, lingurițe. Produsele si bauturile din cadrul pauzelor de cafea vor fi asigurate de prestator intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar nu mai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment.
  • Gama de bauturi: apă plată si minerală, cafea, ceai intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar nu mai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment pe fiecare fiecare tip de bautura.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea cateringului/bufetului suedez:

  • Servirea se va realiza într-un loc special conceput pentru servirea meselor din aceeași clădire cu sala propusă de Ofertant pentru organizarea celor 2 intalniri.
  • Ofertantul va asigura opțiunea de ajustare a meniului, în funcție de cerințe, pentru vegetarieni.
  • Alte necesităţi privind asigurarea cateringului: mese pentru servire si consum propice servirii de alimente si bauturi, personal calificat, vesela din porţelan/sticlă (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).
Atenţie!Numărul persoanelor care vor fi beneficia de catering este estimativ si poate varia în funcţie de persoanele care vor participa efectiv la eveniment. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele serviciile neprestate!

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 2.061,5 LEI fără TVA, respectiv 467,46 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 02.10.2015, 1Euro= 4,4130 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea – se va completa Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că participă la licitaţie cu ofertă independentă – se va completa Formular 3

c) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunț – se va completa Formular 4

d) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – se va prezenta Certificat de înregistrare, Formular nr. 5 – Informaţii generale şi Formular nr. 6 – Declaraţie privind calitatea de participant la procedură

e) Prezentarea ofertei tehnice

f) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca neconformă.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor. Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

1. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele

2. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta

3. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;

4. Numele ofertantului.

5. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

12. CONDIŢII DE PLATA

Plata se va face in baza facturii, dar numai după aprobarea de către Achizitor a prestării serviciilor, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care achizitorul şi prestatorul constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător din punct de vedere calitativ si cantitativ şi la termen.

Factura va fi emisa imediat dupa prestarea serviciilor şi va conţine ataşat toate documentele necesare justificării cheltuielilor efectuate de Prestator.

Pe factura se vor mentiona urmatoarele informaţii:

  • Denumire achizitie: Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea a 2 intalniri cu șomerii, în cadrul activitatii A8” – Bucuresti, 20 și 21 octombrie  2015
  • Numărul de identificare al contractului: POSDRU/125/5.1/S/129642
  • Contul bancar aferent: RO36 BTRL RONC RT03 0059 5607

Plata serviciilor prestate se va efectua prin transfer bancar in termen de maxim 60 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. DATE DE CONTACT ALE ACHIZITORULUI

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania.

Pentru orice eventuale clarificari privind prezenta comandă contactati la TEL: 0314230370; 0314230390, 0733.771.819, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: v.prodan@motivation.ro,

13. ALTE INFORMATII

Vă rugăm să analizaţi informaţiile mentionate în specificaţiile tehnice şi dacă doriti să prestaţi serviciile solicitate vă rugăm să vă manifestaţi intenţia prin depunerea unei oferte tehnico-financiare.

Ofertantul va prezenta in oferta tehnica:

  • Propunerea locatiei hoteliere, adresa, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate

Este recomandat ca ofertantul sa aiba in vedere sa prezinte specificatiile salii, capacitatea de acomodare, daca exista elementele arhitecturale care pot afecta vizibilitatea participantilor, iluminatul folosit, izolarea fonica, spatiul de receptie etc

  • locaţia de asigurare a serviciilor de catering (pauze de cafea)
  • în propunerea tehnică minim 2 opţiuni de meniu de pranz care să cuprindă necesarul de mai sus.
  • Dovada inregistrarii ofertantului
  • Certificat clasificare hotel

Ofertantul va prezenta in oferta financiara:

Valoarea totala fara TVA si cu TVA defalcate pe servicii conform tabel:

Descrierea serviciilor Nr. participanţi/

sala

Cantitate Cantitate totală Preţul unitar

fără TVA

Total preţ

fără TVA

TVA
0 1 2 3 4 5= 3×4 6= 5xcota TVA%
Servicii inchiriere sala

20-21 octombrie 2015

1 Sala/zi 2 zile 2 zile …………./sala/zi ……. …….
Servicii catering pentru pranz

20-21 octombrie 2015– 1 pranz/pers/zi

Aproximativ 12 persoane /zi 2 zile 24 de portii …………./portie/zi ……. …….
Servicii catering pentru pauze de cafea

20-21 octombrie 2015 – 1 pauză de cafea/pers/zi

Aproximativ 12 persoane /zi 1 pauza / zi x 2 zile 24 de portii …………./portie/zi ……. …….
TOTAL

14. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Ofertele se depun pana la data de 08.10.2015, ora 14:00, prin posta electronica, prin servicii de curierat sau prin adresa de inaintare depusa la sediul de implementare al proiectului (mai sus mentionata).

Achizitorul va verifica rezonabilitatea ofertelor de pret depuse prin compararea preturilor si ofertelor tehnice.

Achiziția inițiată prin prezenta se va finaliza prin încheierea unui contract de servicii.

Formulare pentru participanți

MANAGER DE PROIECT

Claudia Ungureanu

Elaborat de: Verificat dpdv financiar de:
Nume şi Prenume Aurora Marculescu
Funcţia Responsabil financiar
Data 02.10.2015 02.10.2015