Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea Conferinței naționale

Nr. 92310/140197 din 23 octombrie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea Conferinței naționale, București, 11 noiembrie 2015

2. COD CPV

55120000-7 Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel
55520000-1 Servicii de catering

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: 1 lună de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: București, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A3 din cadrul proiectului, cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „Motivare pentru ocupare”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de servicii de închiriere sală şi catering. Contractul se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru desfăşurarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze o singură unitate hotelieră de minim 3 stele, care să îndepliniească minime condiții privind accesibilitatea pentru utilizatorii de scaune rulante (existența unei rampe de acces la intrarea în hotel, existența grupurilor sanitare accesibile), în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate.

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

  • 1 sală de reuniune, accesibilă persoanelor utilizatoare de scaun ruant, disponibilă în data de 11 noiembrie 2015 între orele 8.30 – 16.30.
  • Sala va respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă – între 100-150 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru aproximativ 80 de participanţi, cu aranjare tip „teatru”, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului

ü Să nu aibă stâlpi de susţinere, pereţi despărţitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

  • Sala va fi dotată cu următoarele echipamente tehnice/resurse umane care vor fi incluse în preţul sălii:

ü Sistem de sonorizare

ü Videoproiector, ecran de proiecţie , Flipchart pe stativ şi consumabile aferente, hartie, markere de diferite culori, Internet, aer condiţionat, Acces prize, prelungitoare (minim 2)

ü tehnician pentru asigurare funcționare și asistență tehnică pentru echipamentele puse la dispoziția Achizitorului pe tot parcursul derulării evenimentului.

  • Prestatorul va asigura marcarea corespunzătoare a spaţiilor în care se vor desfășura activităţile accesorii reuniunii: pauza de prânz și pauza de cafea.

Ofertantul va prezenta:

  • propunerea de hotel, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Servicii de catering pentru participanţi (pauza de prânz și pauza de cafea)

Necesar:

  • serviciile de catering pentru masa de prânz vor fi prestate în regim bufet suedez în data de 11 noiembrie 2015 pentru aproximativ 80 de persoane și va conţine antreuri, fel principal cald cu garnitură și salată, desert, minim 2 feluri din fiecare, la alegere, într-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar nu mai putin de numarul efectiv al participantilor. De asemenea, va fi inclusă apă plată/minerală, într-o cantitate direct proporțională cu necesitățile participanților, dar nu ma puțin de numarul efectiv al participantilor.
  • Serviciile de catering pentru pauza de cafea vor fi prestate într-o zonă special amenajată în acest sens în imediata apropiere a sălii de reuniune. Pauza de cafea va include cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și/sau sărate, servețele, lingurițe.  Produsele si bauturile din cadrul serviciilor de catering vor fi asigurate de prestator intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar nu mai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea cateringului/bufetului suedez:

  • Servirea se va realiza într-o locaţie special concepută din aceeași unitate hotelieră propusă de Ofertant.
  • Alte necesităţi privind asigurarea cateringului: mese pentru servire si consum propice servirii de alimente si bauturi

Ofertantul va prezenta:

  • Propunerea de  hotel, locaţia de asigurare a bufetului suedez

Atenţie!Numărul persoanelor care vor fi beneficia de catering este estimativ si poate varia în funcţie de persoanele care vor participa efectiv la eveniment. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele serviciile neprestate!

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 4.548,68 LEI fără TVA, respectiv 1.029,11 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 23.10.2015, 1Euro= 4,42 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea – se va completa Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că participă la licitaţie cu ofertă independentă – se va completa Formular 3

c) Ofertantul trebuie să demonstreze/asume că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunț – se va completa Formular 4

d) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – se va prezenta Certificat de înregistrare, Formular nr. 5 – Informaţii generale şi Formular nr. 6 – Declaraţie privind calitatea de participant la procedură

e) Prezentarea ofertei tehnice

f) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca neconformă.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor. Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

  1. a. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele
  2. b. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta
  3. c. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;
  4. d. Numele ofertantului.
  5. e. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

Ofertele pot fi trimise și prin poșta electronică (email) la adresa de mai jos, întocmite în același mod ca cel descris mai sus, până la aceeși dată și oră.

12. Condiţii de plată

Plata se va face pe bază de factură, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care Achizitorul/Beneficiarul şi ofertantul/Prestator constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător şi la termen.

Pe factura se va specifica: Titlul proiectului POSDRU, Numărul de identificare al contractului, Denumire achizitie, Nr. contract achizitii, cont bancar.

Plata se va face in termen de maxim 30 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. Informaţii suplimentare

Orice eventuale clarificări/comunicări/informări/notificări privind prezenta achiziţie vor fi formulate în scris şi comunicată Achizitorului la tel: 0314230370; 0314230390, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: v.prodan@motivation.ro/en

14. Denumire Achizitor si Adresa achizitorului unde operatorii economici interesaţi pot transmite ofertele

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania prin serviciu poştal / curierat rapid sau depuse la personal de către Ofertant prin scrisoare de înaintare Formular 1.

Formularistica

15. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Data: 29.10.2015

Ora limită: ora 14:00