Nr. 21103/140197 din 11 martie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea programului de motivare”

2. COD CPV

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: 7 luni de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: Bucuresti, Bacau, Piatra Neamt, Barlad, Iasi, Falticeni, Drobeta Turnu Severin, Craiova, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A7.3 din cadrul proiectului, cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „Motivare pentru ocupare”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de servicii de închiriere sală şi catering. Contractul se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru desfăşurarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze pe  fiecare locatie minim o unitate hotelieră de minim 3 stele/pensiune 3 margarete/spatiu special amenjat pentru reuniuni în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate.

Serviciile sunt necesare pentru 22 de sesiuni in urmatoarele locatii:

Bucuresti	4 sesiuni
Bacau	1 sesiune
Piatra Neamt	2 sesiuni
Barlad	2 sesiuni
Iasi	3 sesiuni
Falticeni	1 sesiune
Drobeta Turnu Severin	5 sesiuni
Craiova	4 sesiuni

Fiecare sesiune are alocate 2 zile.

Atentie, locaţia de desfasurare a sesiunilor din Drobeta Turnu Severin propuse de Ofertanti trebuie sa fie accesibila persoanelor cu dizabilitati locomotorii!

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

• 1 sală disponibilă minim 2 zile/sesiune între orele 09 – 17 de la data semnarii contractului si pana in octombrie 2015 intr-o o unitate hotelieră de minim 3 stele/pensiune 3 margarete/spatiu special amenjat pentru reuniuni din localitatiel Bucuresti, Bacau, Piatra Neamt, Barlad, Iasi, Falticeni, Drobeta Turnu Severin, Craiova. Perioadele vor fi mentionate exact in comanda transmisa inaintea fiecarei sesiuni.
• Sala va respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă – minim 36 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru aproximativ 13 participanţi, cu aranjare in forma de U, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului

ü Să nu aibă elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să aibă lumină naturală, dar cu posibilitatea de proiecţie în condiţii bune

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

• Sala va fi dotată cu următoarele echipamente tehnice/resurse umane care vor fi incluse în preţul sălii:

ü Videoproiector, ecran de proiecţie, 2 Flipchart pe stativ şi consumabile aferente

ü tehnician pentru asigurare funcționare și asistență tehnică pentru echipamentele puse la dispoziția Achizitorului pe tot parcursul derulării sesiunilor.

Ofertantul va prezenta in oferta tehnica:

• Propunerea locatiilor hoteliere, clasificarea hotelurilor, adresa, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate
• Este recomandat ca ofertantul sa aiba in vedere sa prezinte specificatiile salilor, capacitatea de acomodare, daca exista elementele arhitecturale care pot afecta vizibilitatea participantilor, iluminatul folosit, izolarea fonica, spatiul de receptie, accesibilitatea lor

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Servicii de catering pentru participanţi

In cadrul serviciilor de catering sunt incluse pranzul, cina si pauzele de cafea, dupa cum urmeaza:

• serviciile de catering(pranz) vor fi prestate in regim bufet suedez sau la portie pentru in medie 13 persoane/sesiune in toate locatiile propuse si va conţine mâncare caldă (supe/ciorbe/creme, feluri principale, sortimente de salate, desert) si apa plata/minerala intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor, apă plată si minerală intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor.
• serviciile de catering(cina) vor fi prestate in regim bufet suedez sau la portie pentru in medie 3 persoane/sesiune in toate locatiile propuse si va conţine mâncare caldă (supe/ciorbe/creme, feluri principale, sortimente de salate, desert) si apa plata/minerala intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor, apă plată si minerală intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor.
• serviciile de catering(pauze de cafea) vor fi prestate in regim bufet suedez sau la portie pentru in medie 13 persoane/sesiune in toate locatiile propuse. In fiecare zi a sesiunii se vor servi 2 pauze de cafea per participant. Pauza de cafea si va conţine cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și sărate, servețele, lingurițe intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor, apă plată si minerală intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor.

Atentie toate valorile sunt medii si confirmarea se va face prin comanda!

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea cateringului:

• Servirea se va realiza într-o locaţie special concepută din aceiasi unitate hoteliera propusa de Ofertant.
• Meniul se va stabili de comun acord de către reprezentantul hotelului și Fundația Motivation Romania.
• Ofertantul va asigura opțiunea de ajustare a meniului, în funcție de cerințe, pentru vegetarieni.
• Orele de servire vor fi comunicate Prestatorului de catre Achizitor
• Alte necesităţi privind asigurarea cateringului: mese pentru servire si consum propice servirii de alimente si bauturi, personal calificat, vesela din porţelan/sticlă (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).

Ofertantul va prezenta in oferta tehnica:

• Propunerea unitatii hoteliere, locaţia de asigurare a cateringului
• în propunerea tehnică minim 2 opţiuni de meniuri pentru pranz si cina care să cuprindă necesarul de mai sus.

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 52516,129 LEI fără TVA, respectiv 11818,64 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 10.03.2015, 1Euro= 4,4435 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea – Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunt – Formular 3

c) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – prezentare Certificat de înregistrare si orice alte documente considera a fi necesare, precum si Formular nr. 4 – Informaţii generale

d) Prezentarea ofertei tehnice

e) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca neconformă.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor. Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

1. a. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele
2. b. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta
3. c. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;
4. d. Numele ofertantului.
5. e. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

12. Condiţii de plată

Plata se va face pe bază de factură, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care Achizitorul/Beneficiarul şi ofertantul/Prestator constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător şi la termen.

Pe factura se va specifica: Titlul proiectului POSDRU, Numărul de identificare al contractului, Denumire achizitie, Nr. contract achizitii, cont bancar.

Plata se va face in termen de maxim 30 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. Informaţii suplimentare

Orice eventuale clarificări/comunicări/informări/notificări privind prezenta achiziţie vor fi formulate în scris şi comunicată Achizitorului la tel: 0314230370; 0314230390, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: achizitii@motivation.ro/en

14. Denumire Achizitor si Adresa achizitorului unde operatorii economici interesaţi pot transmite ofertele

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania prin serviciu poştal / curierat rapid sau depuse la personal de către Ofertant prin scrisoare de înaintare Formular 1.

15. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Data: 17.03.2015

Ora limită: ora 12:00

Formulare pentru  ofertanți