Anunț închiriere sală și catering ID 129642

Nr. 12002/129642 din 20 februarie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea programului de dezvoltare personala” – 2 sesiuni, in data  de 3-4 Martie 2015, in Giurgiu

2. COD CPV

55120000-7 Servicii de reuniuni şi conferinţe organizate la hotel
55520000-1 Servicii de catering
70310000-7 Servicii de închiriere sau de vânzare de imobile

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: 2 luni de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: Giurgiu, Jud. Giurgiu, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A8 din cadrul proiectului, cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „PARTENERIAT PENTRU OCUPARE în regiunile Bucureşti-Ilfov, Sud-Vest şi Sud Muntenia”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de Servicii de închiriere sală şi catering. Contractul de prestări servicii se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru desfăşurarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze o singură locaţie hotelieră de minim 2 stele în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate.

Hotelul va fi accesibil persoanelor aflate în scaun rulant (rampe de acces în hotel, lift accesibil, grupuri sanitare accesibile, camere accesibile, spații accesibile de legătură între lift – sală conferință – restaurant – grup sanitar – camere, locuri de parcare accesibile).

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

  • 2 sali de organizare disponibile în data de 3-4 Martie 2015 între orele 09 – 17
  • Salile vor respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă  – minim 35 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru aproximativ 12 participanţi / sala, cu posibilităţi variate de aranjare, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului

ü Să nu aibă stâlpi de susţinere, pereţi despărţitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să aibă lumină naturală, dar cu posibilitatea de proiecţie în condiţii bune

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

ü foyer dedicat pauzelor de cafea

  • Sala de curs va fi dotată cu următoarele echipamente tehnice/recsurse umane care vor fi incluse în preţul sălii:

ü videoproiector

ü ecran de proiecţie

ü Flipchart pe stativ şi consumabile aferente, hartie, markere de diferite culori

ü Acces prize, prelungitoare (minim 2)

ü tehnician pentru asigurare funcționare și asistență tehnică pentru echipamentele puse la dispoziția Achizitorului pe tot parcursul derulării evenimentului.

  • Prestatorul va asigura marcarea corespunzătoare a spaţiilor în care se vor desfășura activităţile accesorii reuniunii: catering si pauzele de cafea.

Ofertantul va prezenta:

  • Propunerea locatiei hoteliere, adresa, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate
  • Este recomandat ca ofertantul sa aiba in vedere sa prezinte specificatiile salii, capacitatea de acomodare, daca exista elementele arhitecturale care pot afecta vizibilitatea participantilor, iluminatul folosit, izolarea fonica, spatiul de receptie etc

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Sala va fi accesibilă persoanelor aflate în scaun rulant.

Servicii de catering/bufet suedez pentru participanţi

Necesar:

  • servicii de asigurare catering / sau masă tip bufet suedez sau la porţie pentru la prânz între data de 3-4 Martie 2015 pentru minim 20 – maxim 24 de persoane ce va conţine (mâncare caldă minim 2 sortimente din care minim 2 tipuri de supe/ciorbe/creme, cel putin 2 feluri principale, 2 sortimente de salate, minim 2 tipuri de desert).
  • Gama de bauturi: apă plată si minerală, cafea, zahăr şi îndulcitori, lapte pentru cafea intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment pe fiecare fiecare tip de bautura.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea cateringului/bufetului suedez:

  • Servirea se va realiza într-o locaţie special concepută din acelaşi locaţie hoteliera propusa de Ofertant pentru organizarea evenimentului.
  • Ofertantul va asigura opțiunea de ajustare a meniului, în funcție de cerințe, pentru vegetarieni.
  • Alte necesităţi privind asigurarea cateringului: mese pentru servire si consum propice servirii de alimente si bauturi, personal calificat, vesela din porţelan/sticlă (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).

Ofertantul va prezenta:

  • propunerile de  hoteluri, locaţia de asigurare a bufetului suedez
  • în propunerea tehnică minim 2 opţiuni de meniuri care să cuprindă necesarul de mai sus.

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi beneficia de catering este estimativ si poate varia în funcţie de persoanele care vor participa efectiv la eveniment. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele serviciile neprestate!

Servicii de asigurare pauză de cafea pentru participanţi

Necesar:

  • servicii de asigurare 2 pauze de cafea/zi pentru zilele de 3 si 4 Martie 2015 (2 zile) pentru minim 20 – maxim 24 persoane
  • pauza de cafea se va servi participanților în fiecare din cele zi a reuniunii și va include cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și sărate, servețele, lingurițe.  Produsele si bauturile din cadrul coffe break vor fi asigurate de prestator intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea pauzei de cafea:

  • Servirea pauzei de cafea se va realiza într-o locaţie special concepută din acelaşi hotel propus de Ofertant, respectiv în sala de eveniment în care se va desfășura cursul sau în imediata apropiere a acesteia, suficient de mare pentru a permite deservirea în bune condiții a unui număr de minim 20 – maxim 24 persoane, inclusiv persoane în scaune rulante.
  • Orele de servire a pauzelor de cafea vor fi comunicate prestatorului de servicii cu cel puţin 2 zile înainte de organizarea reuniunii, în baza agendei Achizitorului.
  • Numărul exact de participanți se va comunica Prestatorului înaintea evenimentului.

Ofertantul va prezenta:

  • propunerile unitatii hoteliere, locaţia de asigurare a pauzelor de cafea
  • descrierea serviciilor ce vor fi acordate

Atenţie! Numărul persoanelor care vor fi beneficia de pauze de cafea este estimativ si poate varia în funcţie de persoanele care vor participa efectiv la eveniment. Reducerea numărului de participanţi ca urmare a neprezentării acestora la eveniment nu impune Achizitorului obligaţia de a achita costurile legate de respectivele serviciile neprestate!

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 4.774,19 LEI fără TVA, respectiv 1.072,90 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 20.02.2015, 1Euro= 4,4498 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunt – Formular 3

c) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – prezentare Certificat de înregistrare si Formular nr. 4 – Informaţii generale

d) Prezentarea ofertei tehnice

e) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca NECONFORMĂ.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor.

h) Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

  1. a. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele
  2. b. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta
  3. c. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;
  4. d. Numele ofertantului.
  5. e. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

12. Condiţii de plată

Plata se va face pe bază de factură, urmare aprobării de către Achizitor a serviciilor furnizate, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care achizitorul/beneficiarul-cumpărător şi ofertantul/furnizorul-vânzător constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător şi la termen.

Pe factura se va specifica: Titlul proiectului POSDRU, Numărul de identificare al contractului, Denumire achizitie, Nr. contract achizitii, cont bancar.

Plata se va face in termen de maxim 30 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. Informaţii suplimentare

Orice eventuale clarificări/comunicări/informări/notificări privind prezenta achiziţie vor fi formulate în scris şi comunicată Achizitorului la tel: 0314230370; 0314230390, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: achizitii@motivation.ro

14. Denumire Achizitor si Adresa achizitorului unde operatorii economici interesaţi pot transmite ofertele

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania prin serviciu poştal / curierat rapid sau depuse la personal de către Ofertant prin scrisoare de înaintare Formular 1.

15. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Data: 25.02.2015

Ora limită: ora 16:00

Formulare

Call Now Button
Show Buttons
Hide Buttons