Nr. 112101/140197 din 21 ianuarie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizarea programului de motivare – intalniri cu grupul tinta” in Bucuresti

2. COD CPV

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: maxim 9 luni de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: Bucureşti, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A71. si A7.3 din cadrul proiectului, cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „Motivare pentru ocupare”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de servicii de închiriere sală şi catering. Contractul se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru desfăşurarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze o singură locaţie hotelieră de minim 3 stele în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate.

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

• 1 sală de organizare eveniment/sesiune disponibilă în perioade succesive de cate 2 zile a maxim 5 sesiuni
• Sala va fi disponibila cu comanda prealabila intre luna ianuarie – septembrie 2015.
• Prima sesiune de cate 2 zile succesive va fi organizata intre 29-30 ianuarie 2015. Pentru urmatoarele 4 sesiuni data exacta va fi specificata prin comanda, cu cel putin 5 zile inainte de organizarea evenimentului. Evenimentele se vor intinde pe o durata de timp de la semnarea contractulul pana in luna septembrie 2015, inclusiv. In medie vom avea 13 participanti/ eveniment; numarul poate sa difere cu +/- 3 persoane. Vor fi notificati cu cel putin 24 ore inainte de fiecare eveniment cu privire la numarul exact de persoane participante
• Sala va respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă  – minim 39 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru aproximativ 13 participanţi în medie, cu posibilităţi variate de aranjare, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului. Numarul participantilor poate sa difere cu +/- 3 persoane. Prestatorul va fi notificat cu cel putin 24 ore inainte de fiecare eveniment cu privire la numarul exact de persoane participante;

ü Să nu aibă stâlpi de susţinere, pereţi despărţitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să aibă lumină naturală, dar cu posibilitatea de proiecţie în condiţii bune

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

ü Sala va fi dotată cu următoarele echipamente tehnice/resurse umane care vor fi incluse în preţul sălii: videoproiector , ecran de proiecţie , flipchart cu consumabile aferente, internet gratuit, aer condiţionat, Acces prize, prelungitoare (minim 2 la cerere)

ü tehnician pentru asigurare funcționare și asistență tehnică pentru echipamentele puse la dispoziția Achizitorului pe tot parcursul derulării evenimentului.

• Prestatorul va asigura marcarea corespunzătoare a spaţiilor în care se vor desfășura activităţile accesorii reuniunii: catering si pauzele de cafea.
• Prestatorul va asigura unui spațiu de recepție adecvat în imediata proximitate a sălii de reuniuni, pentru pauza de cafea, in cazul in care Achizitorul specifica acest lucru in comanda.

Ofertantul va prezenta in oferta tehnica propunerile de  hoteluri, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate, criterii arhitecturale, dotarea salii/salilor, marcajul acestora, spatii de receptie etc.

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Sala va fi accesibilă şi persoanelor aflate în scaun rulant.

Servicii de catering/bufet suedez pentru participanţi

Necesar:

• serviciile de catering vor fi prestate in regim bufet suedez sau per portie in functie de necesitatile Achizitorului;
• Serviciile de catering vor fi prestate zilnic pentru fiecare sesiune organizata de Achizitor
• Serviciile sunt necesare intre 29-30 ianuarie 2015 pentru prima sesiune de cate 2 zile succesive. Pentru urmatoarele 4 sesiuni data exacta va fi specificata prin comanda, cu cel putin 5 zile inainte de organizarea evenimentului/sesiunii. Evenimentele/Sesiunile se vor intinde pe o durata de timp de la semnarea contractulul pana in luna septembrie 2015, inclusiv. In medie vom avea 13 participanti/ eveniment; numarul poate sa difere cu +/- 3 persoane. Vor fi notificati cu cel putin 24 ore inainte de fiecare eveniment cu privire la numarul exact de persoane participante
• Meniul de catering va conţine (mâncare caldă minim 2 sortimente din care minim 2 tipuri de supe/ciorbe/creme, cel putin 2 feluri principale, 2 sortimente de salate, minim 2 tipuri de desert) intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor..
• Gama de bauturi: apă plată si minerală intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea cateringului/bufetului suedez:

• Servirea se va realiza într-o locaţie special concepută din acelaşi locaţie/hotel propus de Ofertant.
• Meniul se va stabili de comun acord de către reprezentantul hotelului și Fundația Motivation Romania.
• Ofertantul va asigura opțiunea de ajustare a meniului, în funcție de cerințe, pentru vegetarieni.
• Ora de servire va fi comunicată Prestatorului cu cel puţin 1 zi înainte de prestare, în funcţie de agenda reuniunii.
• Alte necesităţi privind asigurarea cateringului: mese pentru servire si consum propice servirii de alimente si bauturi, personal calificat, vesela din porţelan/sticlă (exclus veselă şi tacâmuri din plastic).

Ofertantul va prezenta:

• propunerile de  hoteluri, locaţia de asigurare a bufetului suedez
• în propunerea tehnică minim 2 opţiuni de bufeturi care să cuprindă necesarul de mai sus.

Servicii de asigurare pauză de cafea pentru participanţi

Necesar:

• Serviciile de asigurare pauze de cafea vor fi prestate zilnic pentru fiecare sesiune organizata de Achizitor.
• Zilnic vor fi servite 2 pauze de cafea/participant (dimineata + dupa amiaza)
• Serviciile de asigurare pauze de cafea sunt necesare intre 29-30 ianuarie 2015 pentru prima sesiune de cate 2 zile succesive. Pentru urmatoarele 4 sesiuni data exacta va fi specificata prin comanda, cu cel putin 5 zile inainte de organizarea evenimentului/sesiunii. Evenimentele/Sesiunile se vor intinde pe o durata de timp de la semnarea contractului pana in luna septembrie 2015, inclusiv. In medie vom avea 13 participanti/ eveniment; numarul poate sa difere cu +/- 3 persoane. Vor fi notificati cu cel putin 24 ore inainte de fiecare eveniment cu privire la numarul exact de persoane participante
• pauza de cafea se va servi participanților în fiecare din cele zi a reuniunii/evenimentului/sesiunii și va include cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și sărate, servețele, lingurițe.  Produsele si bauturile din cadrul coffe break vor fi asigurate de prestator intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea pauzei de cafea:

• Servirea pauzei de cafea se va realiza într-o locaţie special concepută din acelaşi hotel propus de Ofertant, respectiv în sala de eveniment în care se va desfășura cursul sau în imediata apropiere a acesteia, suficient de mare pentru a permite deservirea în bune condiții a unui număr in medie de aproximativ 13 persoane
• Orele de servire a pauzelor de cafea vor fi comunicate prestatorului de servicii cu cel puţin 2 zile înainte de organizarea reuniunii, în baza agendei Achizitorului.
• Numărul exact de participanți se va comunica Prestatorului cu 2 zile înaintea fiecărui curs.

Ofertantul va prezenta:

• propunerile de  hoteluri, locaţia de asigurare a pauzelor de cafea

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 12257,30 LEI fără TVA, respectiv 2717,20 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 21.01.2015, 1Euro= 4,5110 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea – Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze că participă la licitaţie cu ofertă independentă – Formular 3

c) Ofertantul trebuie să demonstreze că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunt – Formular 4

d) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – prezentare Certificat de înregistrare, Formular nr. 5 – Informaţii generale şi Formular nr. 6 – Declaraţie privind calitatea de participant la procedură

e) Prezentarea ofertei tehnice

f) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca neconformă.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor. Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

1. a. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele
2. b. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta
3. c. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;
4. d. Numele ofertantului.
5. e. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

12. Condiţii de plată

Plata se va face pe bază de factură, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care achizitorul/beneficiarul-cumpărător şi ofertantul/furnizorul-vânzător constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător şi la termen.

Pe factura se va specifica: Titlul proiectului POSDRU, Numărul de identificare al contractului, Denumire achizitie, Nr. contract achizitii, cont bancar.

Plata se va face in termen de maxim 30 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. Informaţii suplimentare

Orice eventuale clarificări/comunicări/informări/notificări privind prezenta achiziţie vor fi formulate în scris şi comunicată Achizitorului la tel: 0314230370; 0314230390, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: achizitii@motivation.ro

14. Denumire Achizitor si Adresa achizitorului unde operatorii economici interesaţi pot transmite ofertele

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania prin serviciu poştal / curierat rapid sau depuse la personal de către Ofertant prin scrisoare de înaintare Formular 1.

15. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Data: 26.01.2015

Ora limită: 16:00

Formulare