Nr. 41401/140197 din 14 ianuarie 2015

ANUNŢ PARTICIPARE/PUBLICITAR

1. Denumire contract/achiziţie publică: „Servicii de închiriere sală şi catering pentru organizare conferinta proiect”

2. COD CPV

3. Tip contract: Contract de prestări servicii

4. Durata contractului: 1 lună de la data semnării contractului.

5. Locul de prestare a serviciilor: Piatra Neamț, România

6. Procedură de atribuire: achizitie directa în conformitate cu prevederile Ordinului MFE nr. 1120/15.10.2013 publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 650 din data de 22 octombrie 2013 privind aprobarea Procedurii simplificate aplicate de beneficiarii privaţi în cadrul proiectelor finanţate din instrumente structurale, obiectivul “Convergenţă”, precum şi în cadrul proiectelor finanţate prin mecanismele financiare SEE şi norvegian pentru atribuirea contractelor de furnizare, servicii sau lucrări

7. Descrierea obiectului contractului de achiziţie/Specificaţii tehnice

În vederea implementării corespunzătoare a componentelor activităţii A3 din cadrul proiectului, cofinanţat din FSE prin POSDRU 2007-2013 – „Motivare pentru ocupare”, beneficiarul privat FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA doreşte prestarea de servicii de închiriere sală şi catering pentru organizare conferinta proiect. Contractul se va derula în conformitate cu prevederile legislative naţionale şi europene referitoare la fondurile structurale, în special la FSE cu  prevederile condiţiilor Generale şi Speciale ale contractului de finanţare, Ghidul solicitantului, Manualul beneficiarului elaborate de AMPOSDRU şi Ordinului 1120/15.10.2013.

Pentru desfăşurarea acestor servicii Ofertantul trebuie să aibă în vedere să oferteze o singură locaţie hotelieră de minim 3 stele în care se vor desfăşura toate serviciile/activităţile mai jos menţionate.

Servicii de asigurare/închiriere sală

Necesar:

• 1 sală de organizare disponibilă în data de 22 ianuarie 2015 între orele 09 – 13. Perioada poate suferi modificari. Perioada exacta va fi mentionata exact in comanda.
• Sala va respecta următoarele criterii arhitecturale:

ü Să fie suficient de spaţioasă  – minim 40 de metri pătraţi ;

ü capacitate de acomodare pentru aproximativ 15 – 20 de participanţi, cu posibilităţi variate de aranjare, curată şi cu mobilier modular, amplasabil în funcţie de necesităţile Beneficiarului

ü Să nu aibă stâlpi de susţinere, pereţi despărţitori sau alte elemente arhitecturale ce ar putea împiedica vizibilitatea persoanelor aflate în sală.

ü Să aibă lumină naturală, dar cu posibilitatea de proiecţie în condiţii bune

ü Să fie izolată fonic şi separată prin pereţi despărţitori de alte încăperi ale unităţii de cazare, astfel încât participanţii să nu fie deranjaţi de activităţi desfăşurate în apropierea sălii (spre exemplu, nu se accepta organizarea evenimentelor in locatii de servire a meselor, de tip restaurant, bar etc).

• Prestatorul va asigura marcarea corespunzătoare a spaţiilor în care se vor desfășura activităţile accesorii conferintei de proiect: catering si pauzele de cafea.
• Asigurarea unui spațiu de recepție adecvat în imediata proximitate a sălii de reuniuni, pentru pauza de cafea.

Ofertantul va prezenta:

• propunerile de  hoteluri, denumirea și suprafețele sălii/sălilor ofertate

Achizitorul îşi rezervă dreptul de a vizita sala propusă / sălile propuse pentru a verifica conformitatea acestora cu prevederile din propunerea tehnică și caietul de sarcini.

Sala va fi accesibilă persoanelor aflate în scaun rulant.

Servicii de asigurare catering/pauză de cafea pentru participanţi

Necesar:

• servicii de asigurare  1 pauza de cafeai în data de 22 ianuarie 2015 pentru aproximativ 15 de persoane . Perioada poate suferi modificari. Perioada exacta va fi mentionata exact in comanda.
• pauza de cafea se va servi participanților în fiecare din cele zi a conferintei de proiect și va include cafea, ceai, zahăr și lapte pentru cafea, apă plată și minerală îmbuteliată, produse de patiserie dulci și sărate, servețele, lingurițe.  Produsele si bauturile din cadrul coffe break vor fi asigurate de prestator intr-o cantitate direct proportionala cu necesitatile participantilor, dar numai putin de numarul efectiv al participantilor la eveniment.

Condiţii minime şi obligatorii pentru asigurarea pauzei de cafea:

• Servirea pauzei de cafea se va realiza într-o locaţie special concepută din acelaşi hotel propus de Ofertant, respectiv în sala de eveniment în care se va desfășura cursul sau în imediata apropiere a acesteia, suficient de mare pentru a permite deservirea în bune condiții a unui număr de aproximativ 15 persoane
• Orele de servire a pauzelor de cafea vor fi comunicate prestatorului de servicii cu cel puţin 2 zile înainte de organizarea conferintei de proiect, în baza agendei Achizitorului.
• Numărul exact de participanți se va comunica Prestatorului cu 2 zile înaintea fiecărui curs.

Ofertantul va prezenta:

• propunerile de  hoteluri, locaţia de asigurare a pauzelor de cafea

8. Valoarea estimată a contractului de achiziţie publică: maxim 709,68 LEI fără TVA, respectiv 158,22 Euro fără TVA la cursul BNR din data de 13.01.2015, 1Euro= 4,4853 Lei.

9. Cerințe minime de calificare:

a) Ofertantul trebuie să demonstreze că NU SE AFLĂ în situaţiile descrise în Declaraţia privind eligibilitatea – Formular nr. 2

b) Ofertantul trebuie să demonstreze că participă la licitaţie cu ofertă independentă – Formular 3

c) Ofertantul trebuie să demonstreze că nu se afla în conflict de interes cu angajaţii Achizitorului menţionaţi în prezentul anunt – Formular 4

d) Ofertantul trebuie sa dovedească forma de înregistrare precum si obiectul de activitate – prezentare Certificat de înregistrare, Formular nr. 5 – Informaţii generale şi Formular nr. 6 – Declaraţie privind calitatea de participant la procedură

e) Prezentarea ofertei tehnice

f) Prezentarea ofertei financiare

10. Criteriul de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei câştigătoare: pretul cel mai scazut.

11. Modul de prezentare a ofertei

a) Fiecare document de calificare va fi semnat de reprezentantul legal al firmei. În cazul în care acestea sunt semnate de o altă persoană, aceasta va prezenta o împuternicire.

b) Limba de redactare a ofertei: română

c) Moneda în care este exprimat preţul contractului: lei

d) Perioada minimă de valabilitate a ofertei:  minim 20 de zile

e) Oferta tehnica va fi întocmită astfel încât Achizitorul să poată verifica corespondenta propunerii tehnice cu specificatiile tehnice minimale

f) Propunerea financiară va fi întocmită în LEI cu prezentarea TVA separat. Lipsa formularului de ofertă = lipsă ofertă, respectiv lipsa actului juridic de angajare în contract, va fi respinsă ca neconformă.

g) Ofertele trebuie depuse până la data limită de depunere a ofertelor. Ofertele trebuie să conţină un dosar al ofertei grupat în trei secţiuni separate, marcate corespunzător cu: Secţiunea A – Documente de calificare, Secţiunea B – Oferta Tehnică şi Secţiunea C – Oferta Financiară inserate într-un singur plic. Pe pachetul exterior se vor scrie următoarele informaţii:

1. a. Numele achizitorului si adresa unde trebuie depuse ofertele
2. b. Denumirea contractului/ Titlul achiziţiei pentru care se depune oferta
3. c. Cuvintele “A nu se deschide înaintea sesiunii de deschidere a ofertelor”;
4. d. Numele ofertantului.
5. e. ID proiectului şi denumirea titlul proiectului POSDRU

12. Condiţii de plată

Plata se va face pe bază de factură, dupa încheierea unui Proces Verbal de Recepţie fără obiecţiuni prin care achizitorul/beneficiarul-cumpărător şi ofertantul/furnizorul-vânzător constată faptul că serviciile au fost prestate corespunzător şi la termen.

Pe factura se va specifica: Titlul proiectului POSDRU, Numărul de identificare al contractului, Denumire achizitie, Nr. contract achizitii, cont bancar.

Plata se va face in termen de maxim 30 de zile de la semnarea procesului verbal de receptie.

13. Informaţii suplimentare

Orice eventuale clarificări/comunicări/informări/notificări privind prezenta achiziţie vor fi formulate în scris şi comunicată Achizitorului la tel: 0314230370; 0314230390, FAX: interior 149 la tel.0314230370; 0314230390, E-MAIL: achizitii@motivation.ro/en

14. Denumire Achizitor si Adresa achizitorului unde operatorii economici interesaţi pot transmite ofertele

FUNDATIA MOTIVATION ROMANIA, Adresa: Bd. Iuliu Maniu nr. 7, corp Z, sector 6, Cod postal: 061072, Bucureşti, Romania prin serviciu poştal / curierat rapid sau depuse la personal de către Ofertant prin scrisoare de înaintare Formular 1.

15. Data şi ora limită pentru depunerea ofertelor

Data: 19.01.2015

Ora limită: ora 12:00

Formulare